مدیریت بحران در روابط عمومی
نویسنده : میرزا بابا مطهرینژاد
مقدمه
اطلاعرسانی به هنگام و صحیح، با برنامهریزی هدفمند و شناخت تکنیکها و شرایط رسانهای، امروزه نقش مؤثری را در غنیسازی محتوای رسانههای جمعی و افزایش سطح آگاهیهای عمومی، همچنین ایجاد روابط دوجانبه بین سازمان با مخاطبان ایفا میکند. شتاب تولید و عرضة اطلاعات و تنوع رسانههای جمعی، بهویژه عملکرد آنها در شرایط خاص و رویدادهای بزرگ و فراگیر، شرایطی را ایجاد میکند که عدم برنامهریزی و کنترل آن توسط سازمانهای مرتبط با رویداد، ضمن قرار دادن سازمان در یک موقعیت انفعالی، باعث انحراف سازمان از مسیر اصلی و مانعی در برابر برنامهریزیهای آن میشود.
گستردگی و تنوع عرصههای رویداد، نبود سیستم جامع اطلاعرسانی و آگاهیدهی در سازمانها با لحاظ شرایط حساس رسانهای، آگاهی نداشتن رسانهها از جنبههای مختلف رویداد، شناخت ناکافی در بین مقامات مطلع سازمان از نحوة عرضه و انتشار اطلاعات و عوامل متعدد دیگر، همگی میتوانند در شرایط وجود بحرانهای مرتبط با فعالیت سازمان، زمینهساز بحرانهای پنهان و سیاهنمایی از خدمات و فعالیتهای انجام شده باشند که این موضوع نیز در صورت عدم برنامهریزی مناسب، هزینههای مادی و معنوی زیادی را متوجه سازمان میسازد.
سازمانها معمولاً به دو صورت برای کنترل جریانات ارتباطی و رسانهای اقدام میکنند. گروهی با داشتن برنامة راهبردی ارتباطی در ادارههای روابط عمومی و بهرهمندی از کارشناسان و متخصصان مرتبط با فعالیتهای گستردة ارتباطی و پیشبینیها و برنامههای لازم در مواقع بحرانی، میتوانند پشتیبانی ارتباطی مناسبی را از فعالیتهای گستردة بخشهای مختلف سازمان بهعمل آورند.
گروهی دیگر از سازمانها نیز به دلیل نبود حساسیتهای دائمی نسبت به فعالیتهای سازمان، در حد برنامهها و فعالیتهای خود از پشتیبانیهای ارتباطی بهره میگیرند و در صورت وجود بحران یا گستردگی برنامهها، اقدام به راهاندازی ستادها و کمیتههای تخصصی ارتباطی موقت تا زمان پایان آن شرایط خاص میکنند. در حالی که باید این شرایط مقدر را از قبل پیشبینی کرد و برای آن برنامه داشت. در صورت بروز شرایط بحران، فرصتی برای اندیشیدن و کارشناسی عمل کردن نمیماند. راه سومی هم وجود دارد و آن استفاده از تجربه است.
بحران از نگاهی نو
وقتی از بحران صحبت میکنیم بلافاصله حوادث و پدیدههای غیرمترقبه مثل سیل، زلزله، بیماریهای مهلک فراگیر، جنگ، قحطی و گرانی و پدیدههای خاص اجتماعی مثل اعتصابها، تظاهرات، شورشها و امثال آن در نظرمان مجسم میشود و ناچار مدیریت بحران را نیز مدیریت بر فرآیند رسیدگی به این حوادث تلقی میکنیم. برخلاف این تصور و تصور عامه از بحران، این حوادث، بحران نیستند، بلکه: «بحران، شرایطی است که این پدیدهها به دنبال وقوع خود ایجاد میکند.» ولی، این شرایط چه ماهیتی دارند که ما از آنها به بحران تعبیر میکنیم؟ یک بررسی اجمالی نشان میدهد در شرایط عادی و معمولی با سازوکار مدیریتی و بینش و دانش عمومی در هر جامعهای و حتی در هر خانوادهای و برای هر فردی نوعی انطباق بین نیازها و منابع برخوردار است. اگر شرایط بهگونهای تغییر کند که این تعادل نسبی و نه ایدهآل را به هم بزند، بحران بهوجود میآید. پس بهترین تعریف برای بحران این است: «عدم انطباق بین نیازها و منابع، به هر علت، از جمله حوادث غیرمترقبه یا پدیدههای اجتماعی را بحران مینامیم.»
مهارتهای کاربردی کارکنان روابط عمومی
احمد یحیایی ایله ای (دکترای ارتباطات)
روابط عمومی عمدتا با دو معنا به کار می رود:
الف: روابط عمومی به معنای عام: به جای ارتباطات عمومی.
ب: روابط عمومی به معنای خاص: به عنوان بخش اداری یک سازمان.
این یادداشت بر معنای اولی و به معنای عام روابط عمومی برای تقویت مهارتهای کاربردی کارکنان روابط عمومی تاکید دارد.
مثلا وقتی می گوییم: “روابط عمومی فلانی خوب است”. منظور ما این است که توانایی فرد برای ارتباطات با عموم مردم بالاست و اساسا می تواند با اکثریت مردم ارتباطات خوبی داشته باشد.
سئوالی که در اکثر کلاسهای آموزشی از استادان پرسیده می شود این است که چگونه می توان روابط عمومی به معنای عام را بهبود بخشید و اساسا چه کسانی با چه ویژگیهایی توانایی بیشتری در اجرای روابط عمومی دارند.
تحقیقات گسترده در حوزه ارتباطات نشان می دهد که مفاهیم زیر را می توان به عنوان عوامل بهبود روابط عمومی و دلایل روابط عمومی بهتر افراد یاد کرد:
الف: مثبت می اندیشند.
زودتر از اینکه به منفی ها فکرکنند به مثبتها می اندیشند.
ناامید نمی کنند و ناامید نمی شوند.
شروع کننده ارتباط هستند و منتظر دیگران نمی نشینند.
پر جنب و جوش هستند و انرژی مثبت تولید می کنند.
لبخند می زنند و شوخ طبع هستند.
بنابراین شایسته است کارکنان روابط عمومی هنگام مواجهه با ارباب رجوع از بکارگیری کلمات منفی همچون: نمی توانم ، غیرممکن است، امکان ندارد، هرگز و…پرهیز شود. شما باید از نیروی کلمات و تاثیری که در دیگران دارند آگاهی داشته باشید.
کلمات، در پیامی که به دیگری منتقل می کنید تاثیر فراوانی دارند. بنابراین از بکار گرفتن کلمات برحسب عادت و بدون اندیشه خودداری کنید.
فراموش نکنید که فرمان دادن یکی از برخورد های محکوم به شکست است. برای این که سخنان شما نافذ و موثر واقع شود باید نظریات خود را با کلمات مناسب و در چارچوب مشخص مطرح کنید.کلمات می توانند تاثیر مثبت داشته باشند و یا با ایجاد حالت تدافعی گفت و گو را به بحث و جدل بکشانند.
ادامه مطلب ...
سابقه نویسی یا پیشینه نویسی (Back ground) : از متداولترین و پرکاربردترین تاکتیکهای رسانههای خبری است. در واقع روزنامهنگار با تکیه بر حوادث گذشته به شکلدهی افکار عمومی میپردازد و با ربط موضوعات گذشته به رویداد جاری، پیام مورد نظر خود را به مخاطب القا میکند.
2- تاکتیک اطلاعات سری (Secret Information): در این شیوه از ارائه خبر برای افکار عمومی جلوگیری شده و سعی میشود اخبار طبقهبندی شود، و هر زمان نیاز به هر قسمت خبر نمودار شد آن را ارائه کرد این تاکتیک بسیار قدیمی است و در مورد اسراسر محرمانه نظامی و امور دیپلماتیک از آن استفاده میشود.
3- تاکتیک نشت هدایت شونده (Targeted News Leakage): برخی از اخبار و اسرار حفظ میشوند و برخی دیگر با اهداف از قبل تعیین شده با زمانبندی خاص منتشر میشوند و به شیوه قطرهای و هدایت شونده ارائه میشوند در واقع آنها اطلاعاتی هستند که آگاهانه هدفگیری و ارائه میشوند.
4- تاکتیک ماساژ پیام (Spinning the Massage: فریب اطلاعاتی است که هر روز از کارخانه فکر دولت به بیرون جریان مییابد. تاکتیک حذف کلیبافی، زمانبندی، تبخیر از جملة این شیوه هستند.
5- تاکتیک حذف: Omission Tactic: قسمتهای مهمی از خبر به دلایلی از پیش طراحی شده و هدفمند حذف میشود تا زمینه برای انتشار شایعه فراهم گردد. رسانه میداند با انتشار خبر ناقص زمینه برای انتشار شایعه بوجود میآید چرا که به سوالات مخاطبان پاسخ داده نشده است.
6- تاکتیک کلی بافی (Generality Tactic): جزئیاتی که ممکن است مخالفت اداری یا سیاسی را با لعابی از مطالب غیرواقعی پوشیده و اصل خبر بدون در نظر گرفتن واقعیات ضروری آن انتشار مییابد. هدف رسانه این است که ضمن اینکه خبر را منتشر ساخته از ایجاد حساسیت بین گروههای فشار و سیاستگذاران سازمانی جلوگیری میکند و در واقع به آرامی اخبار مورد نظر را منتشر میسازد.
سابقه و یا بک گراند برای خبر
درمتون آموختنی خبر امروزه درباره ی استفاده از سابقه و بک گراند تاکید فراوانی می شود. بعضی ها تا جایی پیش می روند که سابقه خبر را یک توانایی منحصر بفرد برای مراکز خبر رسانی و وجه تمایز ارسال کننده و دریافت کننده پیام در رسانه های دولتی و خصوصی می دانند. حتما به موارد بسیاری برخورد کرده اید که برای خرج کردن یکسری اطلاعات مناسب در یک مقاله یا گزارش در جستجوی یک خبر بوده اید تا محمل یا انگیزه شما برای ارائه ی آن بصورت سابقه خبر باشد. چرا راه دوری می رویم؟! شما چقدر به دیدن پشت صحنه یک فیلم علاقه دارید؟ بهمان علت که تماشای پشت صحنه یک فیلم سینمایی برای همه جذابیت دارد، سابقه خبر هم جذاب است.
در بازار گسترده اخبار و رسانه های خبری، مخاطبان و مشتری های رنگارنگ سعی دارند بهترین ها را بدست آورند و وقتشان را پای روزنامه ،میکروفون و دوربین بهترین منبع خبری بگذارند.پس مشتری مداری و مخاطب محوری - فرقی نمی کند ،هرکدام را در نظر بگیریم - ما را وادار می کند برای کارمان بازاریابی کنیم و دریافت کننده اطلاعاتمان را قانع کنیم. مخاطب امروز ما دوست ندارد همه چیز به او دیکته شود .دوست دارد خودش تحلیل کننده باشد بنابراین ترجیح می دهد اطلاعات متنوعی دریافت کند تا بتواند خودش فکر کند و تصمیم بگیرد.حذف تفسیر های یکسویه از فهرست عناوین و کارهای بنگاه های خبری و ارائه الگوهای جدید نظیر حضور مفسر و تحلیلگر در بخش های خبری یا تحلیلی شدن خبرها شاید مثال دم دستی خوبی در این باره باشد.
با وجودیکه بک گراند هسته اصلی خبر نیست و تکمیل کننده آن محسوب می شود،حذفش از خبر مثل حذف طعم از غذاست. محدوده ی ورود به سابقه خبر را خبر مشخص می کند. هر داده غیر خبری می تواند در محدوده سابقه خبر و بک گراند جای گیرد.با این پیش فرض تمام اطلاعات غیر خبری که روح خبررا در بر دارد و با هدف جریان سازی و سیاست گذاری ارائه می شود، دراین مقوله می گنجد. البته همانطور که باید باشد، ادبیات نگارشی برای گزارش و مقاله نویسی متفاوت است. نگارش سابقه خبر بواسطه مجاورت با اطلاعات و اخباری که بطور پراکنده در متن خبر می آید از جنس خبر است.
وقتی اطلاعات زیادی داریم به نوعی سردرگم می شویم، سابقه نویسی شیوه درستی برای مصرف کردن اطلاعات یک گزارش دررسانه های نوشتاری، شنیداری، و دیداریست .
اگر بازگشت مکرر به موضوع خبررا درخبر نویسی یک اصل بدانیم ،ارائه اطلاعات غیر خبری مرتبط با خبر بهترین وسیله برای رسیدن به مقصود است. این رفت و برگشت به خبر وسابقه آن مدل نوینی را بنام "خبر فنری" در خبر نویسی مدرن بوجود آورده است که بی شک مشتریان بسیاری میان سردبیران و دبیران خبر دارد. مدل فنری تنظیم خبر به ما این امکان را می دهد که درمسیر دایره ای شکل تنظیم آن همواره به موضوع اصلی خبر رجوع کنیم ؛با این دقت که این بازگشت، در واقع بازگشت به همان نقطه قبلی نیست؛ به نقطه ای بالا تر از آن است که تصویر فنر را در ذهن متبادر می کند.همان اتفاقی که در نگارش یک خبر خوب می توان همیشه تجربه کرد: خبر با همان داستانی پایان یابد که آغاز شده است. گسترش "فیچر نیوز" یا همان خبر و گزارش نویسی نرم که از اصول روایتگری و داستان نویسی مدد می گیرد از محصولات نگرش طرفداران استفاده از "سابقه" در خبراست .پاسخ به این سوال که رشد نرم نویسی و فیچر در دهه ی اخیر معلول موج گسترده اطلاعات است یا علت آن ؟ ، همان داستان معروف"اول مرغ بود یا تخم مرغ "را تداعی می کند. بکارگیری عناصر کاملا غیر خبری در یک متن خبری با هدف تکمیل، جذابیت ،اقناع و ایجاد حس تعلیق در مخاطب صورت می گیرد. تعریفهای گوناگون از نرم خبر ارائه شده و معیارهای خاصی برای تشخیص آن معرفی شده است.در یک نگاه اجازه دهید بگوییم "نرم خبر می تواند به نوعی محصول درشتنمایی اطلاعات بک گراند باشد.هر قدر اطلاعات خبری و غیر خبری با شیوایی و جذابیت بیشتری همراه باشد خبر ما کامل تر و استخوان بندی آن محکمتر خواهد بود.
مجال ارائه سابقه خبر مجالی گسترده است .سابقه به مفهوم دنباله خبر و یا پایانبخش آن نیست ؛پس می تواند در هر جا از خبر از جمله در لید آغازین ،در لابلای متن و انتهای آن و یا در لید پایانی رد پایی داشته باشد.در تلویزیون این سابقه می تواند درقالب نریشن، مصاحبه، افکت محیط و تصویر روز یا آرشیو باشد.
منابع خبری واسطه های تبدیل مواد خام به محصولات قابل مصرف برای مصرف کنندگان هستند.ظرف سابقه خبر بهترین جا برای انتقال مفاهیم مورد نظر آن هاست .عناصر خبری با تازگی همراهند ولی عناصری که در بک گراند استفاده می شود می تواند بسیار متنوع و گوناگون بوده و وابسته به زمان نباشند؛ مثل خبر یک حادثه که تمام می شود ولی سابقه آن ماندگارست و حتی خودش سابقه ای می شود برای خبرهای بعدی در آن موضوع.
وجه تمایز یک خبر خوب و عالی مثل یک کار هنری خوب و عالی توجه به جزئیات در آن است. بک گراند و سابقه خبر جزییات برای کلیات خبر است. چیزی که یک خبر خوب را به یک خبر عالی تبدیل می کند.
بک گراند می تواند شامل ارائه اطلاعات حاشیه ای، توضیح، تبیین،تشریح ،و نقد موضوع و شرایط و افراد در گیر در خبر و زمان و مکان رویداد و همچنین پیش بینی وضعیت و یا سابقه تاریخی ،تعداد دفعات تکرار ، تحلیل وضع موجود و مطلوب و موضعگیری و اظهار نظر اشخاص و نهاد های حقیقی و حقوقی و شرح و بسط آن ها باشد. (حمید حامدی)